Mon article du jour pour vous présenter ma méthode miracle pour éviter de me laisser dépasser par les activités à faire.
Mais avant, je ne résiste pas à partager avec vous le texte d’une affiche que j’ai lue dans le bureau d’une de mes premières collègues de travail :
L’urgent est fait.
L’impossible est en cours.
Pour les miracles, merci de prévoir un délai.
Cette maxime résume à elle seule l’ensemble des conditions de travail qui s’imposent à nous : faire plus avec moins ou comment être encore plus rentable et faire caser plus de choses dans votre journée alors que vous êtes déjà en surmenage.
LA MATRICE EISENHOWER
La matrice d’Eisenhower a été inspirée par une citation qu’aurait dit le président américain Eisenhower : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».
De là est né un système puis une méthode d’organisation que j’ai décliné en un tableau que j’appelle la méthode des 4 P pour 4 niveaux de priorité.
Je l’ai mis en place dans mon activité professionnelle avec succès mais elle est aussi déclinable à la maison.
PRIORISER LES TÂCHES POUR ÉVITER LE DÉBORDEMENT
Nous appliquons bien souvent naturellement cette technique de priorisation. Cependant, définir ce qui est urgent est plus compliqué quand on est dans le feu de l’action. Quand on est débordé, qu’on ne sait plus où donner de la tête et tout le monde vous dit « mais c’est urgent ! », cette technique vous sauve la vie.
Avoir déjà catégorisé les tâches et leur avoir donné une priorité va vous aider à analyser plus rapidement une situation et ne pas vous laisser déborder. Cela vous permet surtout de ne pas vous faire imposer votre planning par « celui ou celle qui crie le plus fort » (situation vécue …).
Cela facilite votre ancrage dans la réalité en gardant les pieds sur Terre sans vous faire embarquer dans des demandes ou des projets irréalisables.
Cerise sur le gâteau, cela vous donnera aussi les arguments afin de motiver votre refus à votre interlocuteur – uniquement si nécessaire ou source de conflit.
J’ai pris l’exemple du travail car c’est le plus facile. Nous avons souvent une fiche de poste avec un travail donné ou au moins l’expérience d’un travail et il est ainsi possible de connaître l’ensemble des tâches à faire.
Commencer par lister toutes les tâches que vous faites et le temps approximatif qu’elles vous prennent. D’abord les activités quotidiennes, puis celles qui ne sont faites qu’à la semaine, puis celle au mois, au trimestre puis celles qui ne se font qu’une ou deux fois par année.
Cela ne devrait vous prendre que quelques heures. Le mieux c’est de noter l’ensemble des tâches que vous faites sur une ou deux semaines. Vous devriez ainsi avoir déjà une première ébauche fiable.
CLASSER LES ACTIVITÉS PAR PRIORITÉS
Une fois vous les avez, classez-les par ces 4 niveaux de priorités.
J’ai réalisé ce tableau qui permet de voir en un seul coup d’oeil toutes les tâches et leur priorité. Télécharger le fichier en format odt en cliquant : My Original Nature – La matrice 4P
P1 : Important et urgent
Le risque élevé d’avoir un fort ou très fort impact dans l’activité. Il faut faire cette tâche en toute priorité avant les autres.
P2. Important mais pas urgent
Le risque modéré d’impact dans l’activité mais pourrait le devenir si on ne s’en occupe pas.
Si ce travail prend moins de 5 minutes, il faut le faire immédiatement sinon il convient de définir rapidement un temps de traitement sans interruptions.
P3 : Urgent mais pas important
Le risque est très modéré sur l’activité mais peut être différé selon les urgences du jour.
Cependant, il faut se fixer soi-même une butée dans le temps sous peine que ce risque se transforme en P2 voir P1.
P4 : Pas urgent et pas important
Le risque est négligeable sur l’activité. Ce sont souvent des occupations ou dossiers de régularisation ou de classement ; tâches qu’il est possible d’effectuer pendant les temps morts.
DONNER DE LA COULEUR À SES MAILS POUR MIEUX VISUALISER LA PRIORITÉ
Il est aussi possible avec cette matrice de priorisation de rationaliser et du coup simplifier la gestion de sa boîte mail.
Si comme beaucoup de personnes sur cette planète, vous travaillez avec une boîte mail professionnelle, les tags vont devenir vos meilleurs amis !
Créer 4 TAGS avec des couleurs différentes pour chaque niveau de priorité. Voici pour exemple celles que j’utilise :
Rouge pour P1
Rose pour P2
Bleu pour P3
Vert pour P4
Le matin, le premier travail sur la messagerie est de visualiser l’ensemble des messages très rapidement et de leur attribuer une priorité en appliquant le tag approprié.
Une fois que tout est fait appuyer sur le tag dans n’importe quel message et là, magie !!! Vous ne voyez plus à votre écran que les mails dont vous avez choisi la priorité.
Vous avez donc moins de messages qui apparaissent à l’écran et vous pouvez les traiter un par un tranquillement sans en avoir des tonnes et l’impression d’être noyé dedans !
J’ai aussi opté pour un tag de couleur jaune pour tout ce qui est en attente et je les range dans un dossier « EN ATTENTE ». Pour vous c’est traité donc pas de raison de le laisser devant vous. Cela désencombre votre boîte de réception et votre tête en même temps.
Vous pourrez le reprendre s’il y a du nouveau mais nous ne garderez dans votre boîte de réception que les tâches ou messages que vous devez traiter avec leur niveau de priorité.
DEMANDER DES DÉLAIS
C’est d’une importance capitale. Il ne faut pas hésiter à demander le délai imparti pour faire la tâche que l’on vous demande.
Bien souvent, on vous confie une tâche sans vous en donner les objectifs et encore moins les délais. Pourtant, c’est la base de l’organisation du travail. Avoir 3 semaines ou 2 jours pour réaliser une tâche n’est pas pareil.
Le savoir vous permettra d’abord de catégoriser le travail et donc de le prioriser. Mais après analyse, cela vous permet aussi de dire à votre interlocuteur qu’un délai supplémentaire sera peut-être nécessaire. Les choses sont ainsi clarifiées et évite tout reproche éventuel.
Cela est aussi valable si vous déléguez vos activités à d’autres personnes. Il faut donner le délai imparti que vous estimez pour la tâche et écouter la personne qui va l’exécuter dans sa réussite ou ses difficultés à la réaliser.
C’est donc un outil simple à mettre en place et très utile pour vous faciliter la vie.
LES LOIS DE LA GESTION DU TEMPS
Cette méthode doit être certainement aussi abordée dans la thématique de la gestion du temps qui n’est, au final, pas si simple. Une bonne organisation – surtout sur les choses qui nous plaisent moins – peut vous faire gagner du temps à consacrer à d’autres activités qui vous tiennent plus à cœur.
Je vous partage quelques-unes des « Lois » édictées par certains chercheurs qui ont travaillé sur l’organisation du temps.
Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie qu’un travail réalisé en plusieurs fois. Les interruptions sont le pire ennemi de la productivité.
Si vous êtes souvent dérangé, apprenez à différer les demandes voir à couper votre téléphone ou à ne pas laisser votre boîte mail devant vos yeux. Il n’y a aucune de honte à ne pas être à disposition tout de suite et pour tout le monde, au contraire.
Vous êtes un être humain et pas un robot. C’est la meilleure attitude respectueuse et saine pour vous. Il est possible avec cela que vos interlocuteurs comprennent qu’ils ne sont pas le centre du monde et qu’il vous respecte plus après.
L’ordre dans lequel nous effectuons une série de tâches influe directement sur le temps qu’elles nous prennent.
Vous allez être content d’avoir fait le tableau de priorité et de catégorisation. Travailler par priorité va vous faire gagner du temps. Faire donc tous les groupes de même tâches en même temps et associer avec ce qui vous prend le plus de temps en premier.
Chaque individu a une inclination naturelle à d’abord faire les choses qui lui font plaisir.
Corollaire de la loi de Taylor. C’est souvent pour cela qu’il faut commencer par les choses qui nous plaisent le moins au début quand nous avons le plus d’énergie. Nous serons encore moins enclins à les faire à la fin de la journée quand on sera plus fatigué.
Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité professionnelle décroît voire devient négative. Le principe des rendements décroissants vaut aussi pour l’homme.
Prenez des pauses ! Ce n’est parce que vous êtes au travail que vous ne devez pas vous en accorder. Elles sont essentielles pour votre corps et votre cerveau et cela fait du bien de souffler, de prendre du recul. N’oublions pas que le droit du travail en France l’a consacré.
Quelle que soit votre activité professionnelle, ne sautez jamais la pause déjeuner. Manger pour vous redonner de l’énergie et reposer votre cerveau. C’est primordial sinon, vous n’allez pas tenir bien longtemps !
Un travail prendra toujours plus de temps que prévu.
Lorsque je commence une activité qu’elle soit courte ou longue, je prévois toujours 30 % à 40 % de marge. Ex : un travail qui me prendrait une heure, je prévois 1h15 à 1h30. Je suis donc rarement prise au dépourvu si cela ne se passe pas comme prévu.
La loi de Murphy ou Loi de l’emmerdement maximum
Chaque chose prend toujours plus de temps qu’on ne le prévoyait au départ. Et tout ce qui est susceptible d’aller mal ira mal.
Ou sa variante :
S’il existe au moins deux façons de faire quelque chose et qu’au moins l’une de ces façons peut entraîner une catastrophe, il se trouvera forcément quelqu’un quelque part pour emprunter cette voie.
Dans ce cas il faut donc espérer le meilleur mais toujours se préparer au pire.
Le temps comporte une dimension psychologique, qui est fonction de l’intérêt porté à l’activité effectuée. Plus l’intérêt est grand, plus le temps passe vite.
C’est tellement vrai ! Je pensais passer peu de temps à écrire cet article et le sujet étant si passionnant, j’en viens à inclure des éléments que je n’avais pas prévus initialement et je n’ai pas vu le temps passer.
Le travail se dilate jusqu’à occuper la totalité du temps disponible pour son achèvement.
La loi de Pareto ou a loi du 20 / 80
Une minorité de quelque chose possède ou génère une majorité de quelque chose d’autre.
Ex : Vous portez 20 % de vos habits 80 % du temps.
Plus un projet est d’envergure, plus il est important de se fixer des objectifs à courts termes afin de maintenir ce sentiment de progression. C’est la puissance des petites victoires.
Vérifié et validé. Découper un grand projet en plus petites étapes permet après chaque tâche accomplie d’avoir ce sentiment de progression constant et donc de sentir utile et contenté. Cela vaut évidemment si vous êtes dans un environnement de travail pas trop toxique.
J’espère que cet article vous aura plu. N’hésitez pas à laisser un commentaire ou à m’écrire via le formulaire de contact si vous avez des questions ou remarques.
Mélanie – My Original Nature
